O planejamento é peça fundamental para que você possa organizar suas ações no seu dia a dia. Ele é uma ferramenta que nos auxilia a chegar ao ponto que desejamos ir.

O planejamento requer disciplina e envolve aspectos importantes como: preparação, organização, estruturação de objetivos e auxilia nas tomadas de decisões.

Neste artigo você conhecerá alguns aspectos importantes para a preparação do seu Planejamento.

A importância do planejamento no dia-a-dia do executivo

Planejar é fundamental para a tomada de decisão no dia-a-dia da organização. Na medida em que reúne dados objetivos e permite a análise dos mesmos, o planejamento torna possível o conhecimento mais aprofundado sobre o tema que requer uma ação.

Planejar auxilia o executivo a decidir que caminho seguir de forma embasada, em vez de fazê-lo com base em seu feeling (feeling Xfact based).

Algumas organizações e alguns gerentes desprezam o planejamento por considerá-lo perda de tempo, já que planejar inclui a realização de estudos e pesquisas.

De fato planejar demanda trabalho e, consequentemente, tempo. Mas, por incrível que pareça, uma das maiores desculpas dos gerentes pela falta de planejamento chama-se falta de tempo.

E a pergunta que fica é… Mas afinal, qual é o seu trabalho?

O fato é que o tempo empregado no planejamento poupará um desgaste de tempo futuro e permitirá a tomada de decisão com base em fatos concretos.

Ou seja, planejar significa utilizar o tempo a favor do executivo na antecipação de cenários futuros, sendo essencial para orientar a empresa e os profissionais no que se refere à redução de incertezas e à otimização dos custos.

Desta forma, o planejamento é uma ferramenta indispensável no direcionamento do negócio ao lucro.

1 – Amplitude do Planejamento

A empresa, os gestores e a equipe envolvida devem entender o potencial do planejamento para:

1. Avaliar a estrutura da organização e seu histórico de atividades para avaliar evoluções, retrocessos e demais aspectos relevantes;
2. Analisar o ambiente e identificar oportunidades e ameaças: preços de insumos, concentração de clientes, comportamento e hábitos dos clientes e do mercado;
3. Mapear o mercado, buscando entender a concorrência;
4. Definir os objetivos do negócio;
5. Melhorar processos;
6. Definir quais estratégias serão utilizadas para alcançar os objetivos;
7. Planejar e definir foco referente aos produtos e serviços;
8. Desenvolver atividades de comunicação sobre produtos e serviços;
9. Planejar a venda dos produtos e serviços, bem como estratégias de abordagem, negociação e relacionamento, e sua distribuição;
10. Precificar os produtos de forma competitiva e coerente com as estratégias definidas, considerando possíveis movimentos da concorrência e a demanda;
11.  Orçar o investimento necessário para implementar as estratégias definidas e definir prazo para que sejam executadas, acompanhando a execução e ajustando o planejamento quando necessário.
12. Correr menos riscos na execução de atividades. Exemplo: Segurança do trabalho.

Definir metas em longo prazo sem deixar de alcançar objetivos no curto prazo é um desafio para a organização.

O ideal é “trabalhar com um olho na cena e outro no filme.

Muitas vezes o que está planejado para daqui a cinco anos tem que ser mudado. Então, é preciso traçar estratégias e objetivos e avaliá-los continuamente, porque sempre haverá mudanças”.

Planejar: visão de longo prazo X resultados imediatos

A figura acima demonstra onde o líder se encaixa na proposição de uma visão de futuro de longo e curto prazo.

Se temos uma missão a realizar, os papéis e metas devem ser estabelecidos de maneira clara numa visão de curto e longo prazo.

A grande questão, é que os resultados de longo prazo são oriundos de uma gestão da rotina bem executada.

Logo, a liderança deve ter a habilidade de envolver as pessoas na construção e realização dos planos que levarão a organização ao estado desejado.

A realidade das empresas exige que haja resultados expressos ao fim de cada mês.

É necessário, no entanto, enxergar o longo prazo, sob risco de “construir um prédio sem fundação”.

2 – Planejamento e o processo de Implementar / executar

A implementação é o maior desafio do gestor, que deixou de ser aquele que pensa enquanto os outros (liderados) fazem.

Temos que nos livrar destes paradigmas. Seja lá qual for o seu perfil de liderança, o ambiente corporativo atual nos obriga a gerenciar de forma a implementar ações com foco no processo e seu resultado, buscando eficiência e eficácia, ou seja, a excelência, conforme mostra a figura abaixo:

A busca pela excelência: Eficácia X Eficiência

A diferença entre eficiência e eficácia é extremamente importante, e não compreendê-la pode comprometer a qualidade do seu trabalho.

Eficiência é a relação entre custos e resultados a partir dos recursos materiais, financeiros, humanos e de tempo que estão disponíveis.

Quanto mais resultados são atingidos tendo, para tanto, utilizado menos recursos, em menor tempo e sem perda de qualidade, maior é o grau de eficiência em um processo.

Ser eficiente, entretanto, não compensa a falta de eficácia, que está relacionada ao alcance de resultados em relação às metas propostas.

É irrelevante cumprir uma tarefa com o menor custo possível e no menor tempo se os resultados não forem atingidos.

Enfim, eficiência é fazer as coisas de maneira correta. Eficácia é fazer as coisas certas.

A excelência nos resultados depende, portanto, de executar o trabalho correto, adequado a cada situação, alcançando os objetivos definidos, fazendo-o no menor espaço de tempo possível, sem desperdício de recursos, otimizando custos e sem comprometer a qualidade.

A Excelência se reflete na Arquitetura Organizacional

De fato as organizações do século XXI deverão ser compostas por um modelo híbrido que inclui processos, hierarquia (mesmo que alguns modelos celulares já sejam verdade, as empresas ainda vão utilizar o modelo hierárquico – “organogrâmico”) e o modelo de projetos .

Modelo Matricial

A Departamentalização Matricial ou Organização Matricial é um tipo híbrido de Departamentalização, no qual equipes compostas por pessoas de diversas especialidades são reunidas com o objetivo de realizar tarefas com características temporárias.

Ela evoluiu a partir da Departamentalização Funcional tradicional, aliada a dinamicidade das estruturas de projeto ou produto.

As ideias básicas da Administração Científica em relação à estrutura da organização envolvem os seguintes aspectos:

1. Quanto mais dividido for o trabalho em uma organização, mais eficiente será a empresa;
2. Quanto mais o agrupamento de tarefas em setores, áreas ou departamentos for feito, segundo critérios de similaridade de objetivos, mais eficiente será a empresa;
3. Um pequeno número de subordinados para cada chefe e um alto grau de centralização das decisões, de forma que o controle possa ser completo, tenderá a tornar as organizações mais eficientes.

Não há um modelo ideal de organização, porém, ele deve ser constantemente discutido e adaptado ao meio que a organização se insere.

Administração do tempo dentro da organização

É frequente, dentro do ambiente de negócios, gestores acharem que o dia nunca é o suficiente para fazer tudo o que é necessário. A chave para resolver o problema é priorizar.

Uma dica é elaborar uma lista de atividades a fim de encarar de que forma você utiliza seu tempo e se está se dedicando ao que é realmente prioridade.

Como eliminar fatores de desperdício de tempo no dia-a-dia

• Defina prazos finais claramente e procure respeitá-los, considerando um período de tempo que seja realmente viável para cumprir a função.
• Enumere as atividades de acordo com o grau de importância que têm para serem concluídas.
• Faça uma coisa de cada vez.
• Defina procedimentos para agilizar tomadas de decisão rotineiras.
• Delegue funções, não queira concentrar tudo em você.
• Não faça o trabalho de outra pessoa. Mesmo que seja mais trabalhoso, treine, ensine, corrija. Dá mais trabalho no começo, mas depois te poupa tempo.
• Não protele tarefas que precisam ser realizadas. Em algum momento, você terá que encará-las.

Planejamento e a Definição de metas

Existem várias vantagens em se definir metas claras para toda e qualquer atividade a ser realizada.

Uma delas é tornar claro e tangível para todos os envolvidos o que deve ser feito, minimizando as chances de interpretação errônea ou de alguém dizer que não sabia o que deveria ter sido feito (considerando, é claro, que a meta seja divulgada).

Metas definidas também possibilitam avaliar, com clareza e praticidade, se um objetivo foi ou não alcançado.

Para isso, toda meta deve ser SMART– Specific, Measurable, Attainable, Realistic,Timely

• Específica: definição clara e concisa do que se quer atingir, a fim de não deixar margem a interpretações equivocadas.
• Mensurável: fatores que permitam uma avaliação posterior quantitativa. Sem eles, há o risco de que a meta se torne abstrata e não seja possível avaliar se foi ou não alcançada.
• Alcançável: a meta deve ser ambiciosa, mas possível de ser alcançada.
• Relevante: deve conter um significado pessoal, que motive a busca por atingir o resultado proposto, proporcionando satisfação.
• Temporal: toda meta requer uma data final que limite, num espaço de tempo, o prazo de execução. Data final significa dia, mês e ano.

Planejamento e Monitoramento (Indicadores de Desempenho)

Os processos de planejamento, execução e controle são inerentes à qualidade de execução de uma tarefa e/ou de todo o projeto.

Dentro da organização, todas as atividades com um objetivo-fim definido têm início (entrada ou input) e delas espera-se um resultado final ou (output ou saída).

O planejamento, por exemplo, é parte da entrada do processo, pois visa a reunir ferramentas que colaborem para que o resultado final (saída) seja atingido de forma eficiente e eficaz.

A construção de mecanismos para assegurar entradas e saídas rumo ao alcance dos objetivos levam a organização ao ciclo de melhoria contínua de Deming, também chamado de Ciclo PDCA (do inglês plan, do, checkandact).

O principio do ciclo PDCA é tornar os processos envolvidos na gestão da qualidade mais claros e, por conseguinte, ágeis, subdividindo-os em quatro etapas.

Assim, tão fundamental quanto o planejamento de procedimentos e processos para atingir metas, e tão importante quanto a execução propriamente das atividades, é monitorar e avaliar periodicamente os resultados atingidos, confrontando-os com o que foi inicialmente planejado.

Durante a execução do processo existem variáveis como os recursos (materiais, humanos e financeiros) que demandam monitoramento, a fim de que o resultado seja atingido conforme o planejado.

Este controle é realizado a partir do confronto entre o que há na “saída” e o que era esperado na “entrada” do processo e requer ferramentas que visam garantir qualidade na execução, tendo como finalidade a melhoria de processos, serviços ou produtos.

Uma ferramenta importante para garantir a qualidade é a clara comunicação, durante toda a execução de uma atividade, entre os envolvidos no processo.

É fundamental que todos entendam claramente suas atribuições, visando a excelência do resultado final.

É importante também que haja um canal de comunicação entre gestores e os demais membros da equipe, para que qualquer ruído (falha) seja imediatamente reportado e reparado.

No controle da execução, deve-se utilizar indicadores, ferramentas que facilitam o estabelecimento de parâmetros para avaliar se o desempenho está ou não sendo satisfatório.

Cada organização tem liberdade para utilizar os indicadores adequados à realidade do seu negócio, considerando os processos críticos empresariais: produtos e serviços, clientes, fornecedores, capital humano etc.

Os indicadores de desempenho não só possibilitam ao gestor identificar em que patamar de desempenho está, como também qual é o nível superior a ser buscado.

Como garantir qualidade na execução da tarefa

Segundo os princípios da Administração Científica, em relação ao processo de desenvolvimento do trabalho, Chiavenatto (1986) formulou princípios gerais para definir o papel do gerente:

1. Ação sobre o processo: atividades devem ser controladas de forma confrontada com padrões pré-definidos;
2. Ação sobre os recursos: associar, a cada recurso, a ação que lhe compete, garantindo disciplina e capacidade de controle sobre tais recursos. No caso dos recursos humanos, oferecer treinamento e estabelecer metas;
3. Ação com base técnica: As ações gerenciais devem estar baseadas em aspectos técnicos e não na “achologia”. Torna-se fundamental a análise de fatos e dados na tomada de decisões.

A Transformação do Planejamento, Execução e Controle em Aprendizado

Plan (P) – Planejar: Fundamental para a tomada de decisão, pois, na medida em que reúne dados objetivos e permite a análise dos mesmos, torna possível o conhecimento mais aprofundado sobre o tema que requer uma ação. Planejar auxilia o gestor a decidir que caminho seguir de forma embasada, em vez de fazê-lo com base apenas no feeling.

Do (D) – Executar: Após os objetivos estabelecidos e, uma vez elaborado, um planejamento que defina processos e de que forma atingir resultados, parte-se para a execução. O objetivo aqui é buscar a excelência no alcance das metas, combinando eficiência (menos recursos, em menor tempo e sem perda de qualidade) e eficácia (alcance dos objetivos). Neste contexto, cabe saber administrar o tempo na organização e utilizar ferramentas como delegar responsabilidades, estabelecimento de metas SMART, cronograma, controle de custos e de riscos, administração das expectativas do cliente.

Check (C) – Controlar: em seguida, faz-se necessário o monitoramento das ações, onde há avaliação e mensuração dos objetivos que foram definidos no planejamento, utilizando para isso indicadores de desempenho que variam conforme a natureza do negócio e da necessidade a ser atendida.

Act (A) – Agir ou Aprendizado: todas estas etapas resultam em ação, etapa que também pode ser compreendida como “aprendizado” ou “Gestão do Conhecimento”. O “agir” está relacionado justamente a colocar em prática o que foi aprendido durante os processos anteriores, possibilitando à organização utilizar ao seu favor as informações obtidas e resultados alcançados.

Conclusão

Agora que você já entendeu alguns dos conceitos fundamentais do planejamento, chegou a hora de colocar em prática no seu dia a dia e no da sua empresa.

Siga as orientações desse artigo e comece a se planejar e planejar os rumos da sua empresa.

Qualquer dúvida ou comentário não deixe de entrar em contato conosco!

Mãos à obra!